Intressenthantering för dig som arbetar med strategisk marknadsinformation




Hans Hedin
Hans Hedin
Hans Hedin delar i denna artikel med sig av sina erfarenheter och ger en massa tips om hantering av intressenter för grupper som arbetar med strategisk marknadsinformation.

-Chefer inom marknadsinformation borde inte behöva kämpa för att styrelser eller höga chefer ska lyssna, men tyvärr är det fortfarande på det viset i vissa internationella företag. Här presenterar vi olika strategier som har visat sig fungera i verkliga situationer, där uppfattningen om och samverkan med marknadsinformationsfunktionen med tiden har förändrats radikalt.

Ett centralt krav för att kunna höja profilen hos den funktion som sysslar med strategisk marknadsinformation är en skicklig hantering av intressenter. Detta har blivit mer och mer av en utmaning allt eftersom företag expanderar över gränser, till nya kulturer och nya segment. Hur kan de som arbetar med strategisk marknadsinformation visa att de är just det team intressenterna ska vända sig till, när väl de viktigaste intressenterna och deras behov har identifierats i en viss organisation?

Här följer olika tips och förslag, som har samlats in genom observationer och konversationer som vi har haft med våra klienter under årens lopp. Yrkesverksamma inom strategisk marknadsinformation bör ha dessa i åtanke vid hantering av sina olika intressenter:

Hantering av relationen till intressenterna
• Skapa en karta över intressenter, definiera intressenternas dimensioner såsom högre eller lägre beslutsfattande makt, ansvarsnivå och de personer som är ansvariga för relationerna.
• Arbeta proaktivt för att se till att områden som är viktiga för dina intressenter täcks in, vare sig det gäller geografi, avdelning, företagsenhet eller funktion. Detta kan verka självklart, men kan vara svårt att utföra på grund av begränsad budget eller komplexa organisationsstrukturer.
• Hitta sätt att kommunicera med dina intressenter på fortlöpande basis.
• Var väldigt medveten om dina ändamål i dina ansträngningar att bli en del av intressenternas strategiska planeringsprocesser. Du måste till fullo förstå deras behov och avsikter från början för att kunna skapa bästa möjliga värde.
• Identifiera “influerare” i organisationen, och håll dem uppdaterade om förloppet.
• Se till att det finns tillräckliga funktionella färdigheter och erfarenhet såväl som en bra kemi mellan representanterna för marknadsinformationsteamen och de intressentgrupper som utgör teamens ‘interna klienter’.
• För det mesta är det bättre att fokusera på särskilda stora projekt med hög genomslagskraft. Det är dock lika viktigt att veta när och hur man ska anpassa och standardisera specifik marknadsinformation för olika åhörare.

Organisationsstrukturer
• Upprätta tydliga och genomskådliga arbetsbeskrivningar och servicenivåavtal med olika intressentgrupper. Dessa kan omfatta antalet intressenter som ska servas, arbetets omfattning och målsättningar för uppdraget.
• Se till att ledande befattningshavare eller affärsstrategiteam är medvetna om vad du kan (och inte kan) göra, och vilka tidsramar som behövs.
• Skapa en balanserad och holistisk stödstruktur för organisationen; glöm inte anskaffande och marknadsföring, utöver den strategiska planeringen.
• Rikta in dig på organisationsstrukturer som främjar informell och öppen kommunikation mellan marknadsinformationsteamet och viktiga intressenter.
• Hitta och utöva rättigheten att trappa upp projekt som är av avgörande betydelse för uppdraget, och hitta alternativa sponsorer om dina intressenter inte genast stödjer projekten.

Verktyg för hantering av intressenter
• Utrusta dina intressenter med användarvänliga verktyg och system för marknadsinformation, så att de kan vara självgående när det gäller grundläggande marknadsinformation.
• Formalisera processen kring förfrågningar och håll tidsramarna tydliga.
• Skapa mallar tillsammans med dina intressenter. Se till att det huvudsakliga informationsämnet (key intelligence topic, KIT), huvudsakliga informationsfrågor (key intelligence questions KIQs), resultat samt produkter omfattas.
• Standardisera ditt teams resultatmallar där det är möjligt. Konsekventa resultatmallar sparar dig tid vid uppdateringar, eller vid liknande förfrågningar i framtiden.

Konkret förändring som krävs för bättre hantering av intressenter
Man säger att förändringar börjar hos en själv. Om man ska kunna förbättra relationerna till intressenterna behöver man även förändra beteenden inom marknadsinformationsfunktionen. Här kommer några vänligt menade förslag:

• Var proaktiv och försök nå ut till dina intressenter; be om och boka deras tid.
• Arbeta envetet med att bygga upp förtroende och öppen kommunikation.
• Presentera fakta och rimliga argument för att hjälpa dina intressenter att förstå, och inte bara för att stötta hypoteser. Ibland kan detta innebära att du måste utmana deras antaganden med alternativa scenarier och fakta.
• Tänk ett steg före dina intressenter, så att de börjar vända sig till ditt team för att ni är pålitliga rådgivare som förstår deras situationer.
• Reagera inte bara på intressenternas förfrågningar, utan förbered dig proaktivt på att besvara kritiska frågor om oförutsedda händelser skulle inträffa.
• Var beredd att säga “nej” till förfrågningar som inte är väl underbyggda. Se till att dina intressenter är medvetna om att det kan vara nödvändigt att kompromissa mellan vad som behöver göras och vad som kan göras.
• Undvik i alla marknadsinformationsprojekt att ta stora risker eller att göra stora antaganden, eftersom frågeställningar och företagsmiljöer kan förändras när som helst under året.
• Begär ytterligare budget för nya projekt. Detta kommer att hjälpa dig att automatiskt identifiera de projekt som är nödvändiga och sådana som är “bra att ha”, vilket gör det lättare för marknadsinformationsteamet att prioritera scheman och produkter.
Så länge ledande befattningshavare inom marknadsinformation kan visa sina intressenter att de har insiktsfull kunskap om industrin och att de är värda att lyssna på, kommer det alltid att finnas en plats reserverad för dem vid det strategiska planeringsbordet.

Om författaren
Hans Hedin är VD Business Development på Global Intelligence Alliance.

Om Global Intelligence Alliance
Global Intelligence Alliance (GIA) är en strategisk market intelligence och rådgivande grupp. GIA bildades 1995 då ett team av market intelligence-specialister, managementkonsulter, branschanalytiker och teknikexperter samlades för att tillsammans bygga en kraftfull uppsättning av kundanpassade lösningar som sträcker sig från outsourcad marknadsövervakning och mjukvara, till strategiska analyser och rådgivning.
Idag är vi det självklara valet för organisationer som försöker förstå, konkurrera och växa på de internationella marknaderna. Vår branschexpertis och täckning av över 100 länder gör det möjligt för våra kunder att fatta bättre underbyggda beslut världen över.
För mer information, besök www.globalintelligence.com eller skicka e-post till media@globalintelligence.com.

Hans Hedin